Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Dieser Vertrag regelt, wie wir mit den personenbezogenen Daten umgehen, die Sie in wagenpuls erfassen. Er wird nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und uns geschlossen und gehört zu jedem Zugang.

Wer diesen Vertrag miteinander schließt

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der Betrieb, der einen Zugang zu wagenpuls anlegt, vertreten durch die Person, die die Registrierung vornimmt. Im Folgenden: Sie.

Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO ist:

Flamira UG (haftungsbeschränkt) vertreten durch Flamur Hamza Weserstraße 7 37081 Göttingen E-Mail: info@wagenpuls.de

Im Folgenden: wir.

Wie der Vertrag zustande kommt

Wenn Sie bei der Registrierung bestätigen, dass Sie diesen Vertrag annehmen, ist er geschlossen. Eine Unterschrift ist dafür nicht nötig, für den Vertrag zur Auftragsverarbeitung genügt die elektronische Form (Art. 28 Abs. 9 DSGVO).

Wir halten fest, wann Sie zugestimmt haben und mit welchem Wortlaut. Gespeichert wird der vollständige Text dieser Fassung, nicht nur ein Verweis darauf. Eine spätere Änderung dieser Seite verändert Ihren Nachweis also nicht. Sie finden Ihre Fassung jederzeit in wagenpuls unter Einstellungen, Auftragsverarbeitung, und können sie dort als PDF für Ihre Unterlagen herunterladen.

Wenn wir den Vertrag ändern wollen, informieren wir Sie mindestens vier Wochen vorher per E-Mail. Widersprechen Sie nicht und nutzen Sie wagenpuls weiter, gilt die neue Fassung. Widersprechen Sie, kann jede Seite das Nutzungsverhältnis zu dem Tag beenden, an dem die neue Fassung wirksam würde.

1. Gegenstand und Dauer

Wir stellen Ihnen wagenpuls als Software zur Verfügung. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie in wagenpuls erfassen oder die dort für Sie entstehen. Wir tun das ausschließlich für Sie und nur so weit, wie es für den Betrieb der Software nötig ist.

Der Vertrag beginnt mit Ihrer Zustimmung und läuft, solange Sie wagenpuls nutzen. Er endet mit dem Nutzungsverhältnis. Die Pflichten aus Abschnitt 10 gelten darüber hinaus.

2. Art und Zweck, Daten und betroffene Personen

Zweck und Art der Verarbeitung, die Arten der Daten und die Kategorien der betroffenen Personen stehen in Anlage 1.

3. Ihre Weisungen

Wir verarbeiten die Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung.

Ihre Weisung ist die Nutzung der Software selbst. Wenn Sie einen Kunden anlegen, ein Fahrzeug erfassen, einen Vertrag erzeugen, eine Rechnung versenden oder einen Export anstoßen, weisen Sie uns damit an, genau diese Verarbeitung für Sie auszuführen. Der Funktionsumfang von wagenpuls ist der vereinbarte Rahmen dafür.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten nicht. Insbesondere nutzen wir sie nicht für eigene Zwecke, nicht für Werbung, nicht zum Training von Modellen und nicht, um daraus Auswertungen über Betriebe hinweg zu erstellen. Wir geben sie nicht an Dritte weiter, außer an die in Anlage 3 genannten Auftragsverarbeiter und an Empfänger, die Sie selbst bestimmen, etwa wenn Sie eine Rechnung versenden oder an Ihre Steuerkanzlei übergeben.

Weisungen außerhalb der Software erteilen Sie in Textform an info@wagenpuls.de. Wir dokumentieren sie.

Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, sagen wir Ihnen das (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO). Bis zur Klärung dürfen wir die Ausführung aussetzen.

Wir stehen Ihnen bei Ihren Pflichten aus Art. 12 bis 22 und Art. 32 bis 36 DSGVO zur Seite, soweit uns das möglich und zumutbar ist.

4. Vertraulichkeit

Zugriff auf Ihre Daten haben nur Personen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Die Verpflichtung gilt über das Ende ihrer Tätigkeit hinaus. Zugriff bekommt nur, wer ihn für seine Aufgabe braucht.

Wir sehen Ihre Daten nur an, wenn es für Betrieb, Wartung oder Fehlersuche nötig ist oder Sie uns darum bitten, etwa bei einer Störungsmeldung.

5. Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Sie stehen in Anlage 2. Wir dürfen sie weiterentwickeln, das Schutzniveau darf dabei nicht sinken.

6. Weitere Auftragsverarbeiter

Sie erteilen uns die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter einzusetzen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Wer das heute ist, steht in Anlage 3.

Mit jedem von ihnen schließen wir einen Vertrag, der ihn mindestens so bindet wie dieser Vertrag uns. Wir wählen sie sorgfältig aus und prüfen ihre Maßnahmen.

Bevor ein weiterer Auftragsverarbeiter hinzukommt oder gewechselt wird, informieren wir Sie mindestens vier Wochen vorher. Sie können widersprechen, wenn dafür ein sachlicher Grund im Datenschutz vorliegt. Bleibt der Widerspruch bestehen und ist der Einsatz für den Betrieb der Software notwendig, können Sie das Nutzungsverhältnis zum geplanten Wechsel beenden.

Leistungen ohne Bezug zur Verarbeitung Ihrer Daten, etwa Telekommunikation oder Reinigung, sind keine Auftragsverarbeitung.

7. Rechte der betroffenen Personen

Wendet sich eine betroffene Person mit einem Auskunfts-, Berichtigungs-, Lösch- oder sonstigen Antrag an uns statt an Sie, leiten wir den Antrag unverzüglich an Sie weiter und beantworten ihn nicht selbst.

wagenpuls enthält die Funktionen, mit denen Sie solche Anträge selbst erfüllen: Auskunft über die gespeicherten Daten, Berichtigung, Export und Löschung. Reichen sie im Einzelfall nicht aus, unterstützen wir Sie.

8. Meldepflichten

Erfahren wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Ihre Daten betrifft, melden wir sie Ihnen unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis. Die Meldung geht an die E-Mail-Adresse Ihres Zugangs.

Wir beschreiben, was geschehen ist, welche Daten betroffen sind und welche Maßnahmen wir ergriffen haben. Bei Ihrer Meldung an die Aufsichtsbehörde und bei der Benachrichtigung der betroffenen Personen unterstützen wir Sie (Art. 33 und 34 DSGVO).

9. Nachweise und Kontrolle

Auf Anfrage weisen wir Ihnen nach, dass wir die Pflichten aus diesem Vertrag einhalten, insbesondere die Maßnahmen aus Anlage 2. Der Nachweis kann in Textform erfolgen.

Sie dürfen die Einhaltung kontrollieren oder durch einen Prüfer kontrollieren lassen, der nicht in Wettbewerb zu uns steht. Eine Kontrolle vor Ort kündigen Sie mindestens zwei Wochen vorher an. Sie findet zu üblichen Geschäftszeiten statt und darf den Betrieb nicht mehr als nötig stören. Der Prüfer ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Für den Aufwand einer Kontrolle vor Ort dürfen wir eine angemessene Vergütung verlangen, wenn im selben Kalenderjahr bereits eine Kontrolle stattgefunden hat und für eine weitere kein Anlass besteht.

10. Löschung und Rückgabe

Ihre Daten gehören Ihnen. Sie können sie jederzeit selbst exportieren, in gängigen und maschinenlesbaren Formaten, unter anderem über den DATEV-Export und den Datenträgerexport im Bereich Betriebsprüfung.

Läuft eine Testphase ab, ohne dass Sie kündigen, endet das Nutzungsverhältnis nicht. Ihr Zugang ruht dann, die Daten bleiben vollständig erhalten, damit Sie später weitermachen können. Dieser Vertrag gilt in dieser Zeit unverändert fort. Sie können die Löschung jederzeit verlangen.

Nach dem Ende des Nutzungsverhältnisses stehen Ihre Daten noch 30 Tage zum Export bereit. Danach löschen wir sie. Verschlüsselte Sicherungen laufen turnusmäßig aus, spätestens 60 Tage nach dem Ende sind auch sie entfallen.

Ausgenommen ist, was wir selbst nach Gesetz aufbewahren müssen, etwa nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch. Solche Daten sperren wir und verarbeiten sie ausschließlich zur Erfüllung dieser Pflicht.

Auf Wunsch bestätigen wir Ihnen die Löschung in Textform.

11. Ort der Verarbeitung

Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt. Eine Verarbeitung in einem Drittland findet nicht statt. Sollte sie künftig vorgesehen sein, informieren wir Sie vorher und schaffen zuvor die Voraussetzungen nach Kapitel V DSGVO.

12. Haftung

Es gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis zwischen uns tragen wir den Anteil eines Schadens, der auf einem Verstoß gegen unsere Pflichten aus diesem Vertrag oder gegen die Vorgaben der DSGVO für Auftragsverarbeiter beruht. Eine Freistellung von Ihrer eigenen Verantwortlichkeit ist damit nicht verbunden.

Sie bleiben dafür verantwortlich, dass Sie die Daten rechtmäßig erheben und in wagenpuls einstellen dürfen und dass Ihre Weisungen zulässig sind.

13. Schlussbestimmungen

In Fragen des Datenschutzes geht dieser Vertrag unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor. Im Übrigen gelten sie ergänzend.

Änderungen bedürfen der Textform. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der übrige Vertrag wirksam. Es gilt deutsches Recht.

Anlage 1: Gegenstand der Verarbeitung

Zweck: Betrieb der Software wagenpuls für Ihren Fahrzeughandel, also Ankauf, Bestandsführung, Verkauf, Rechnungsstellung, Verträge, Auswertungen und die Übergabe an Ihre Steuerkanzlei.

Art der Verarbeitung: Erheben, Erfassen, Speichern, Ordnen, Verändern, Auslesen, Verwenden, Übermitteln an von Ihnen bestimmte Empfänger, Einschränken, Löschen und Vernichten.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht vorgesehen. wagenpuls fragt solche Daten nirgends ab. Wenn Sie sie in einem Freitextfeld erfassen, geschieht das in Ihrer Verantwortung.

Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen

Anlage 3: Weitere Auftragsverarbeiter

Zum Zeitpunkt dieser Fassung setzen wir ein:

Strato AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin Leistung: Betrieb der Server, Speicherung der Daten und der Sicherungen sowie Versand der E-Mails, die wagenpuls in Ihrem Auftrag verschickt. Ort der Verarbeitung: Deutschland.

Zahlungsdienstleister sind hier bewusst nicht aufgeführt. Sie verarbeiten die Daten, die für unser eigenes Abrechnungsverhältnis mit Ihnen nötig sind. Dafür sind wir selbst verantwortlich, es ist keine Auftragsverarbeitung Ihrer Daten. Näheres steht in der Datenschutzerklärung.